Hoe breng je slecht nieuws?

Tip van de maand

Hoe breng je slecht nieuws?

Thursday 28 February 2013

Als werkgever ontkomt u er niet altijd aan dat u medewerkers slecht nieuws moet brengen, bijvoorbeeld in verband met disfunctioneren van een medewerker of een slechte bedrijfseconomische situatie. Maar hoe voer je zo´n slechtnieuwsgesprek?

Het voeren van een slechtnieuwsgesprek is meestal niet leuk en ook zeker niet gemakkelijk. Stel het gesprek daarom echter niet uit; de medewerker heeft er recht op het slechte nieuws snel van u persoonlijk te horen. Bovendien beïnvloedt dergelijk uitstel wel onbewust de omgang met uw medewerker en misschien wel uw team, en wordt de boodschap er hoe dan ook toch niet makkelijker op.

Juist omdat velen het slechtnieuwsgesprek als onaangenaam ervaren, probeert men het gesprek vaak met een positieve noot en in goede sfeer in te gaan. Een aangename start zegt echter niets over het verloop van het gesprek. De bedoeling is dat uw boodschap precies zo overkomt als bedoeld. Bij een te vriendschappelijke toonzetting kan het echter gebeuren dat het bericht onvoldoende serieus wordt genomen en de boodschap niet overkomt of de redenen niet worden begrepen.

OPBOUW SLECHTNIEUWSGESPREK

Een juiste opbouw van een slechtnieuwsgesprek maakt het voor u en uw medewerker wat gemakkelijker.

Voorbereiding
Er mag geen twijfel over de boodschap bestaan. Denk vooraf dus goed na over wat u de medewerker wilt zeggen, zorg ervoor dat u tijdens het gesprek niet kan worden gestoord en neem de tijd voor het gesprek.

Directe boodschap
Laat een informele inleiding achterweg en breng de boodschap direct op formele, zakelijke wijze. Stel de boodschap ook tijdens het gesprek niet uit, maar val met de deur in huis. Draai er niet omheen, haal er geen niet−relevante zaken bij, maar zeg waar het op staat.

Onderbouw met feiten
Baseer het verhaal op enkele (dus geen hele waslijst) goed gekozen, onweerlegbare feiten. Zorg dat deze feiten niet op zichzelf onderwerp van gesprek cq. discussie worden en de eigenlijke boodschap op deze manier naar de achtergrond verdwijnt.

Vang emoties op
Geef de ander de ruimte om boos, verdrietig, wanhopig of teleurgesteld te zijn. Laat de werknemer op z´n eigen manier reageren, luister en laat het over u heen komen. De kunst is om u in te leven in de situatie en het gevoel dat de ander heeft, zonder medelijden te tonen. Neem geen verontschuldigende houding aan en blijf zakelijk.

Vat samen
Als u ziet dat de emoties wat wegebben, herhaal dan uw argumenten, vat de hoofdpunten nog een samen en controleer of de boodschap correct is overgekomen. De medewerker moet begrijpen dat de boodschap definitief is en niet onderhandelbaar.

Vervolgacties
Nodig de medewerker uit aan te geven wat hij van u verwacht. Bespreek in elk geval samen hoe het vervolg eruit moet zien. Het is belangrijk na te denken over wat u de medewerker kunt aanbieden. Pas ook hier weer op dat het niet gaat om doekjes voor het bloeden, maar om concrete hulp of ondersteuning.

Gespreksverslag
Maak een verslag van het gesprek, verstrek de medewerker een kopie en bewaar het verslag in het personeelsdossier van de medewerker.

Ga terug naar Tips