Goed en volledig personeelsdossier met ingang WWZ nóg belangrijker

Tip van de maand

Goed en volledig personeelsdossier met ingang WWZ nóg belangrijker

Tuesday 4 November 2014

Door de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) wordt het belang van een volledig personeelsdossier de komende jaren alleen maar groter. Door de hervorming van het ontslagrecht per 1 juli 2015 zullen rechters straks immers kritischer kijken naar het ontslagdossier.

Op dit moment gaat een rechter bij twijfel over een personeelsdossier regelmatig over tot ontbinding. Hij kent de werknemer dan vaak een fikse ontslagvergoeding toe, maar het dienstverband is wel beëindigd. Als de WWZ straks een feit is, zal de rechter het ontslag beoordelen aan de hand van een aantal strikte criteria. Omdat er minder ruimte is om af te wijken van de ontslagvergoeding, zal de rechter eerder besluiten om het dienstverband in stand te laten als de dossieropbouw niet in orde is. Ook door de invoering van de wettelijke scholingsplicht zult u straks nog beter moet letten op het bijhouden van het personeelsdossier. Het is daarom belangrijk om leidinggevenden nu alvast te instrueren over een goede dossieropbouw.

De praktijk leert dat ten aanzien van dossiervorming vaak pas wordt gehandeld als het eigenlijk al te laat is. De noodzaak van het schriftelijk vastleggen van kritiekpunten en/of incidenten en het geven van schriftelijke waarschuwingen blijkt veelal pas op het moment dat u het vertrouwen in uw werknemer al heeft verloren. Voorkomen is ook hier echter beter dan genezen. Besteed tijd, geld en middelen om te voorkomen dat medewerkers disfunctioneren. Kortom: investeer in goed werkgeverschap en in goed personeelsmanagement. Als u dan ook vastlegt dat u dat heeft gedaan, vormt dossiervorming het sluitstuk daarvan.

Veel leidinggevenden gaan er gemakshalve van uit dat medewerkers wel weten wat van hen wordt verwacht. Men ‘vergeet’ vaak om de verwachtingen over het functioneren van de werknemer (resultaten, gedrag) ook werkelijk uit te spreken en gericht met de medewerker over zijn functioneren te praten, zowel in de vorm van complimenten als opbouwende kritiek.

Leidinggevenden dienen vooraf duidelijkheid te geven over wat zij van hun medewerkers verwachten en gedurende het dienstverband moeten zij duidelijk, open en eerlijk met hen bespreken of en in welke mate deze verwachtingen worden ingelost. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn:

  • feedback is duidelijk, open en eerlijk;
  • afspraken zijn smart (specifiek, meetbaar, afgesproken, realistisch en tijdgebonden);
  • de leidinggevende bespreekt meerdere keren per jaar het functioneren van de medewerker;
  • de leidinggevende ziet fouten als leermomenten en bespreekt ze.

Wellicht het belangrijkste aandachtspunt is dat de kritiekpunten of zwakke punten van de werknemer op gestructureerde wijze worden besproken én vastgelegd. Het is hierbij van belang om zowel de positieve als de negatieve aspecten duidelijk te formuleren en aan te geven welke verbeteringen verwacht worden. Daarnaast tevens vastleggen welke stappen zowel de leidinggevende als de medewerker zullen nemen om de verbeteringen te realiseren. Voorzie de vastlegging van het verbetertraject van een begin- en einddatum, met tussentijdse evaluaties en de waarschuwing dat het dienstverband wordt beëindigd als er onvoldoende verbetering lijkt op te treden en er geen herplaatsingsmogelijkheden zijn.

Zorg ervoor dat het personeelsdossier in elk geval de volgende stukken bevat:

  • een getekende arbeidsovereenkomst;
  • een duidelijke functieomschrijving;
  • afspraken over gevolgde opleidingen;
  • verslagen van jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  • alle correspondentie met de werknemer (denk bijvoorbeeld aan waarschuwingen en e-mails);
  • verslagen van het verbetertraject.

 

 

 

Ga terug naar Tips