De identificatieplicht voor werkgevers: hoe zit dat?

Tip van de maand

De identificatieplicht voor werkgevers: hoe zit dat?

Tuesday 1 November 2011

Wanneer u een nieuwe werknemer in dienst neemt, bent u wettelijk verplicht de identiteit van die werknemer vast te stellen voor hij of zij begint met de werkzaamheden. Dit geldt ook als u een werknemer van een ander in uw organisatie werkzaamheden laat verrichten. Deze verplichting wordt aangeduid als de identificatieplicht van de werkgever. Als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, moet u bovendien vaststellen of de werknemer voor u mág werken.

De identificatieplicht heeft tot doel premie- en belastingfraude tegen te gaan en om illegale tewerkstelling van vreemdelingen te voorkomen. De verplichting is vastgelegd in de belastingwetgeving en in de Wet arbeid vreemdelingen (Wav). Leeft u de verplichting niet of niet zorgvuldig na, dan riskeert u een boete. Ook kan het tarief loonbelasting voor anonieme werknemers dan van toepassing zijn. Dat is hoger dan het gewone tarief.

Om u te helpen heeft de overheid samen met het bedrijfsleven een handig stappenplan ontwikkeld. In maximaal vijf stappen ziet u of de nieuwe medewerker voor u mag werken en hoe u de identiteit vaststelt.

Welke stappen dient u te nemen bij het aannemen of inhuren van nieuwe medewerkers?

Stap 1 Vraag de werknemer een identiteitsbewijs te tonen
Voordat u een nieuwe werknemer mag laten werken, moet u hem/haar vragen een origineel en geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) te tonen. De werknemer is verplicht dat te doen.

Stap 2 Check of de nieuwe werknemer in Nederland mag werken
Kijk daarvoor op onderstaande kaart. Als de werknemer niet in Nederland mag werken, hoeft u geen verdere stappen te doorlopen: neem hem/haar niet aan en huur hem/haar niet in.

Groen
Werknemers uit deze landen zijn vrij op de Nederlandse arbeidsmarkt. Ga verder met stap 3.

Oranje
Voor werknemers uit deze landen heeft u een tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig, tenzij zij de arbeidsmarktaantekening 'arbeid vrij toegestaan' hebben. Ga verder met stap 3.

Rood
Werknemers uit deze landen dienen in het bezit te zijn van een geldig vreemdelingendocument waaruit hun rechtmatig verblijf in Nederland blijkt. Op dit document kunnen verschillende arbeidsmarktaantekeningen staan. Als er op staat 'arbeid vrij toegestaan' ga dan naar stap 3. In alle andere gevallen controleert u op www.wetarbeidvreemdelingen.nl of u de persoon mag laten werken. Ga verder met stap 3.

Stap 3 Controleer het identiteitsbewijs
Controleer of het identiteitsbewijs en evt. de vreemdelingendocumenten geldig, echt en onvervalst zijn.

Stap 4 Controleer of het aangeboden identiteitsbewijs van de werknemer is
U moet nagaan of het identiteitsbewijs behoort bij de werknemer die het aanbiedt. Indien er aanwijzingen zijn dat het identiteitsbewijs niet bij de werknemer behoort, dan mag u de werknemer niet laten werken.

Stap 5 Geef uitvoering aan de bewaarplicht
U dient een kopie te maken van het door u gecontroleerde originele identiteitsbewijs en dit te bewaren in uw administratie. Werknemers zonder origineel, geldig identiteitsbewijs mag u nooit voor u laten werken! HAER doet u graag de volledig uitgewerkte versie van bovenstaand stappenplan toekomen. U kunt hiertoe contact opnemen via het onderdeel 'contact' op deze website of telefonisch via ons algemeen telefoonnummer 0475-352708.

Ga terug naar Tips